Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AV-Vertrag / DPA)

Stand: 13. August 2026 — Version 2026-08-13-v2 — ergänzend zu den AGB und der Datenschutzerklärung.

Diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung („AV-Vertrag“) ist Bestandteil der Nutzungsvereinbarung für die Online-Software „Errhuman“ zwischen

und

1. Gegenstand und Dauer

Dieser AV-Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter im Auftrag des Verantwortlichen im Zusammenhang mit der Nutzung der SaaS-Plattform „Errhuman“. Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer des Nutzungsvertrags und bis zur Löschung der Daten gemäß Ziffer 12, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter stellt eine Softwareplattform bereit, mit der der Verantwortliche insbesondere kann:

• Kontakt- bzw. Kundendaten speichern und verwalten,
• solche Daten auswerten und organisieren,
• damit zusammenhängende Geschäftsvorgänge durchführen,
• optional: Steuerberater-Zugang — vom Verantwortlichen eingeladene Personen (z. B. Kanzlei) passwortgeschützt und nur lesend auf Steuer-Export-Ansichten zugreifen lassen.

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung und Aufrechterhaltung des Dienstes.

3. Arten personenbezogener Daten

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten betroffen sein:

• Namen und Benutzernamen,
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefon, Messenger-Handles),
• Metadaten (Zeitstempel, Interaktionen, Notizen),
• technische Nutzungsdaten (z. B. IP, User-Agent in Logdateien),
• bei Nutzung der Dokumentenfunktionen (Einverständniserklärung, Anamnesebogen): Geburtsdatum, Anschrift und Bilder handschriftlicher Unterschriften, bei Minderjährigen zusätzlich Name und Unterschrift der erziehungsberechtigten Person,
• bei Nutzung des Anamnesebogens: Angaben zur Gesundheit und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO — hierfür gilt ergänzend Ziffer 16,
• bei Nutzung des Steuerberater-Zugangs: E-Mail der eingeladenen Person, Authentisierungsdaten (Passwort als Hash), Einladungs-/Sitzungsbezogene Metadaten, sowie die in den Steuer-Export-Ansichten dargestellten Geschäfts- und Buchungsdaten.

Der Verantwortliche bestimmt, welche Daten er in den Dienst einstellt.

4. Kategorien betroffener Personen

• Kunden des Verantwortlichen,
• Interessenten oder Kontakte,
• sonstige Personen, deren Daten der Verantwortliche hochlädt,
• Personen, die eine Einverständniserklärung oder einen Anamnesebogen ausfüllen, sowie deren erziehungsberechtigte Personen, soweit die betroffene Person minderjährig ist,
• vom Verantwortlichen eingeladene Steuerberater:innen oder andere für den Steuer-Export autorisierte Personen (Kontakt- und Anmeldedaten).

5. Rollen der Parteien

Der Verantwortliche bestimmt Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag des Verantwortlichen und nach dessen Weisungen — soweit diese sich aus dem Vertrag, dieser Vereinbarung und dem Dienst ergeben — sowie soweit gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen.

6. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter wird insbesondere:

• personenbezogene Daten nur gemäß dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen verarbeiten,
• die Vertraulichkeit der mit der Verarbeitung betrauten Personen wahren,
• angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) umsetzen,
• den Verantwortlichen bei der Erfüllung von Betroffenenrechten unterstützen, soweit zumutbar,
• den Verantwortlichen bei einer Datenschutzverletzung unverzüglich informieren, sofern dem Auftragsverarbeiter bekannt,
• nach Beendigung des Dienstes Daten löschen oder zurückgeben, sofern keine gesetzliche Aufbewahrung besteht.

7. Pflichten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche ist allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Erhebung, eine gültige Rechtsgrundlage (z. B. Vertrag, Einwilligung), erforderliche Datenschutzhinweise gegenüber Betroffenen und die Einhaltung anwendbarer Datenschutzgesetze. Der Verantwortliche darf den Dienst nicht für rechtswidrige Tracking- oder Datenverarbeitungszwecke nutzen.

Stellt der Verantwortliche besondere Kategorien personenbezogener Daten in den Dienst ein — insbesondere Gesundheitsdaten über den Anamnesebogen —, ist er dafür verantwortlich, dass eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt. In der Regel ist das die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 9 Abs. 2 lit. a. Der Dienst holt eine solche Einwilligung im Ablauf des Anamnesebogens ein und dokumentiert sie; die Prüfung, ob sie im Einzelfall wirksam und ausreichend ist, obliegt dem Verantwortlichen.

Nutzt der Verantwortliche den Steuerberater-Zugang, stellt er sicher, dass nur befugte Personen eingeladen werden, informiert Betroffene und die Kanzlei nach Bedarf selbstständig und schließt mit der Kanzlei — soweit erforderlich — eine eigene Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung oder vergleichbare Regelung. Der Auftragsverarbeiter stellt lediglich die technische Funktion bereit; eine eigenständige Auftragsverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter zugunsten der eingeladenen Kanzlei besteht nicht.

8. Sicherheitsmaßnahmen

Der Auftragsverarbeiter setzt angemessene Sicherheitsmaßnahmen ein, einschließlich insbesondere Verschlüsselung während der Übertragung (HTTPS), Zugangskontrolle und Authentifizierung, Systemüberwachung und Protokollierung sowie regelmäßiger Updates und bewährter Sicherheitspraxis.

Für besondere Kategorien nach Ziffer 16 gelten zusätzlich: strikte Bindung jedes Datensatzes an das Konto des Verantwortlichen; keine Darstellung von Gesundheitsangaben in Übersichts- und Listenansichten; eine Prüfsumme über den abgeschlossenen Bogen, die nachträgliche Änderungen am Datensatz erkennbar macht; sowie kein Zugriff über den Steuerberater-Zugang (Ziffer 15).

9. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt dem Auftragsverarbeiter die allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen, unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben (z. B. Art. 28 Abs. 2, 4 DSGVO). Die aktuelle Liste ist unter /legal/subprocessors/ bzw. legal_subprocessors.php einsehbar. Wesentliche Änderungen werden — soweit erforderlich — angekündigt.

10. Internationale Datenübermittlungen

Die Speicherung und Verarbeitung der Inhaltsdaten erfolgt auf Servern in Deutschland (Hosting: siehe Unterauftragsverarbeiter).

Der Auftragsverarbeiter ist eine Gesellschaft nach dem Recht der Vereinigten Staaten. Ein Zugriff aus den USA kann daher im Rahmen von Administration und Support stattfinden; hierin liegt eine Übermittlung in ein Drittland. Für Übermittlungen aus der EU/dem EWR kommen geeignete Garantien zum Einsatz, insbesondere die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und/oder andere anerkannte Mechanismen. Gleiches gilt, soweit einzelne Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR sitzen.

11. Audits

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage angemessene Informationen zur Verfügung, um die Einhaltung dieser Vereinbarung nachzuweisen. Audits können erfolgen, soweit gesetzlich vorgeschrieben, unter angemessenen Einschränkungen (z. B. Geheimhaltung, Betriebsablauf).

12. Löschung der Daten

Nach Beendigung des Dienstverhältnisses werden personenbezogene Daten innerhalb eines angemessenen Zeitraums gelöscht oder dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen herausgegeben, es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht steht dem entgegen.

13. Haftung

Die Haftung richtet sich nach den AGB, vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Regelungen.

14. Annahme

Dieser AV-Vertrag gilt als vom Verantwortlichen angenommen durch die Annahme der AGB und/oder die Nutzung des Dienstes. Eine gesonderte Bestätigung per Checkbox bei der Registrierung dient der zusätzlichen Dokumentation, ist aber nicht die einzige Grundlage der Annahme.

15. Steuerberater-Zugang (Weisung; keine Unterauftragsverarbeitung zugunsten der Kanzlei)

Der Verantwortliche kann über den Dienst eingeladene Personen (nachfolgend „eingeladene Berater:innen“) zu einem nur lesenden Zugang auf die Steuer-Export-Ansichten berechtigen. Die Einladung und der Widerruf erfolgen durch den Verantwortlichen; die Bereitstellung des Zugangs durch den Auftragsverarbeiter erfolgt als Weisung im Sinne von Art. 28 DSGVO im Rahmen des Nutzungsvertrags.

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet hierzu insbesondere die E-Mail-Adresse der eingeladenen Berater:in, Authentisierungsdaten (Passwort als Einweg-Hash), Einladungs- und Anmelde-Metadaten sowie die in der Exportansicht dargestellten Geschäfts- und Buchungsdaten des Verantwortlichen. Die Berater-Ansicht greift ausschließlich auf Buchungen, Sammelbuchungen und Stammdaten des Verantwortlichen zu. Termine, Einverständniserklärungen und Anamnesebögen sind über diesen Zugang technisch nicht erreichbar; besondere Kategorien nach Ziffer 16 werden dort nicht verarbeitet. In der Berater-Ansicht werden Endkund:innen des Verantwortlichen soweit technisch vorgesehen pseudonymisiert dargestellt; der Verantwortliche bleibt gegenüber diesen Betroffenen dennoch Verantwortlicher, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Eingeladene Berater:innen gelten nicht als Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters im Sinne von Ziffer 9; sie handeln in der Regel im Auftrag oder Mandat des Verantwortlichen. Eine Weitergabe an die eingeladene Person erfolgt auf Anordnung des Verantwortlichen durch Nutzung der Einladungsfunktion.

16. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Der Dienst enthält mit dem Anamnesebogen eine Funktion, mit der der Verantwortliche Angaben zur Gesundheit betroffener Personen erheben und speichern kann. Nutzt er sie, verarbeitet der Auftragsverarbeiter in seinem Auftrag besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO.

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet diese Daten ausschließlich zur technischen Bereitstellung des Dienstes. Er wertet sie nicht aus, nutzt sie nicht für eigene Zwecke, gibt sie nicht an Dritte weiter und setzt sie nicht zum Training von Systemen ein.

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung liegt beim Verantwortlichen (Ziffer 7). Der Dienst holt im Ablauf des Anamnesebogens eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligung ein, hält deren Wortlaut fest und vermerkt einen späteren Widerruf. Er löscht die Daten nicht selbsttätig: Bögen werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gekennzeichnet, die Entscheidung über die Löschung trifft der Verantwortliche.

Die Angaben werden in der Datenbank nicht zusätzlich verschlüsselt gespeichert; es gelten die Maßnahmen aus Ziffer 8. Wer diese Funktion nutzt, sollte das bei seiner eigenen Risikoabwägung berücksichtigen.

17. Kontakt

Datenschutzanfragen: kontakt@errhuman.store

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